Viele Unternehmen müssen sich in der aktuellen Lage Gedanken darüber machen, wie sie es schaffen Fixkosten zu senken, effizienter zu arbeiten und einen neuen Kurs mit Ihrem Unternehmen einzuschlagen. Einer der praktikabelsten Wege, um dabei erfolgreich zu sein sind Umstrukturierungen. Gleichgültig ob es sich dabei um organisatorische Änderungen handelt oder auch in Verbund mit Stellenabbau, solche Phasen sollten genutzt werden, um das Unternehmen zu fokussieren und verpasste Chancen wieder einzuholen.

Was viele unterschätzen ist, dass es dabei sehr viel Fingerspitzengefühl und Durchhaltevermögen benötigt. Was passiert, wenn man sich keine Gedanken darüber macht? Viele Unternehmen vergraulen bei dem Versuch Verbesserungen herbeizuführen insbesondere die Mitarbeiter, die ein wesentlicher Teil ihrer Bemühungen waren eine Änderung im Unternehmen und einzelnen Abteilungen herbeizuführen. Stattdessen bleiben eher die Mitarbeiter, die davor schon „resistent“ gegen Änderungen waren und die weiterhin ein Voranschreiten des Unternehmens blockieren.

Eine weitere Auswirkung, die häufig zu beobachten ist, ist dass aus den geplanten 20% Arbeitsplatzabbau auf einmal 40% werden, da Mitarbeiter von sich aus nach anderen Möglichkeiten suchen. Andererseits kann auch noch eine zweite oder dritte Umstrukturierungsphase notwendig werden, da die gewünschte Änderung doch nicht herbei geführt wird. Dieser Gefahr muss sich die Unternehmensleitung, aber auch jede einzelne Abteilung bewusst sein und entsprechend Maßnahmen ergreifen, um dem entgegen zu wirken. Dabei spielen auch die einzelnen Führungskräfte eine wesentliche Rolle.

Wir haben einige Maßnahmen zusammengefasst, die essentiell für den Erfolg sind:

Vor der Umstrukturierung:

1. Entwickeln Sie eine Vision: Bevor Ankündigungen in Richtung Umstrukturierung vorgenommen werden, sollte die Geschäftsleitung eine Vision Ihres Unternehmens, Ihres Geschäftsmodells entwickeln. Es muss klar sein, wozu die Umstrukturierung dient und was damit erreicht werden soll. Dies ist insbesondere in der Umsetzungsphase wichtig, damit Führungskräfte Mitarbeiten die Ziele und Ihren Platz darin vermitteln können. Ohne Vision sollte keine Umstrukturierung bekannt gemacht werden, da den bleibenden Mitarbeitern so auch keine Perspektive geboten wird.

Tipp für den Erfolg: Gestalten Sie zum ersten Mal eine Umstrukturierung holen Sie sich einen Changemanager oder Informationen ein. Es gilt in jeder Phase auch richtig auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen.

So hilft Ihnen der Informationssicherheitsbeauftragten (ISB): Die Vision sollte möglichst Zukunftsweisend sein. Orientieren Sie sich nicht am aktuellen Markt sondern nutzen Sie aktuelle Informationen um die Trends von Morgen zu sehen und Zielen Sie darauf mit Ihrer Vision ab. Eine Risikoanalyse des Umfelds und des Unternehmens selbst hilft dabei genau diese Chancen herauszufiltern. Dabei dürfen auf keinen Fall die Trends in der Digitalisierung und neuen Technologien fehlen, denn kleinere Unternehmen und Startups können genau jetzt in Krisenzeiten, in denen Sie nicht mehr flexibel auf die Umwelt reagieren können, Ihre Produkte und Dienstleistungen „disrupten“. Wenn Sie selbst die aktuellen Chancen und Trends nicht kennen, holen Sie sich den ISB oder CIO zur Hilfe, dieser muss sich täglich damit auseinandersetzen.

2. Leiten Sie von der Vision ab: Was sind Ihre Kernkompetenzen? Wieso kaufen Kunden bei Ihnen ein? Diese zwei Fragen sollten Sie beantworten können, denn anhand dieser und Ihrer Strategie können Sie das Ergebnis der Umstrukturierung wesentlich lenken. Nicht wenigen Unternehmen ist es ohne diese Überlegungen passiert, dass Sie Kernkompetenzen „gestrichen“ oder ausgelagert haben. Hier hilft es auch sich mit den Führungskräften der einzelnen Abteilungen zu unterhalten, denn diese sind häufig noch näher an Kunden, Partnern und Lieferanten dran.

Tipp: Liebe Geschäftsführung vergessen Sie bitte dabei nicht die IT. Wieso? In der IT laufen häufig wesentliche Informationen zusammen. Beispielsweise weiß die IT häufig sehr genau, wie sensibel Kunden auf die Erreichbarkeit einzelner Services und Bereiche reagieren. In der Regel ergibt sich dabei ein ganz neues Bild auf die eigenen USPs.
Zudem sollte die IT heute zentrales Element einer Vision sein. Kein Unternehmen kann heute mehr im Wettbewerb bestehen ohne einen hohen Grad an Digitalisierung zu erreichen. Gerade bei derzeitigen Umstrukturierung sollte die Gelegenheit genutzt werden, dies an die richtige Stelle im Unternehmen zu setzen.

So hilft Ihnen der Informationssicherheitsbeauftragten: Die Analyse Informationsflüsse in Ihrem Unternehmen und welcher Bedarf an die Informationen gilt, hilft schnell, Potentiale zu erkennen und auch zu verstehen, wie Kunden auf Abweichungen reagieren. Außerdem hilft es auch die richtigen Informationen für Entscheidungen zu finden und bereitzustellen. Eine einseitige Betrachtungsweise oder Informationsgewinnung kann schnell zu Fehlentscheidungen mit fatalen Fehlern führen, daher sollte auch Controlling und Informationsicherheit eng zusammenarbeiten.

Während der Umstrukturierung:

3. Führungskräfte vorbereiten: Für die spätere Umsetzung sind die Führungskräfte die wichtigsten Personen. Sie müssen einerseits die Maßnahmen umsetzen, andererseits sich selbst in einer neuen Situation wieder finden. Daher gilt es genau diese bereits auf die neue Situation umzustimmen und Ihnen die Gelegenheit zu geben die Vision auf die Bedeutung für Ihre Abteilung vorzubereiten.

Tipp: Geben Sie den Führungskräften etwas Vorsprung im Prozess und hören Sie Ihnen bei Ihren Bedenken zu. Sie benötigen deren Unterstützung im Prozess, sonst werden Ihnen insbesondere die Mitarbeiter verloren gehen, die Sie als strategisch relevant ansehen.

So hilft Ihnen der Informationssicherheitsbeauftragte: Insbesondere bei der Maßnahmendefinition und Umsetzung hilft der ISB den Führungskräften Ziele und Strategien für die Abteilung zu entwickeln und Potentiale zu entdecken. Gleichzeitig, weiß er auch welche Personen die Know-How-Träger (Auch eine Art von Informationen) oder unerlässlich im Rahmen der zukünftigen Vision sind. Die Informationen, die bei Ihm zusammenlaufen, sind für die weiteren Schritte sehr wichtig, denn die Entscheidungen, die an dieser Stelle getroffen werden, haben wesentliche Auswirkungen auf die weiteren Schritte.

4. Gemüter beruhigen: Der Schock ist da, die Gespräche werden geführt und die Unsicherheit der Mitarbeiter wächst. Durch alle Abteilungen wachsen die Befürchtungen: Ist mein Arbeitsplatz sicher? Wie wird es weiter gehen? Bekommen wir die Arbeit auch mit weniger Personen gemeistert?
Einen kleinen Teil, um die Gemüter zu beruhigen, kann die Geschäftsleitung beitragen, durch die zuvor genannten Maßnahmen. Hier fängt jedoch die Arbeit für die Führungskräfte an. Viele Mitarbeiter verlieren erstmal das Vertrauen in das Unternehmen. Um insbesondere die Personen nicht zu verlieren, die am Ende die Vision tragen sollen, müssen Führungskräfte dieses Vertrauen mit einer neuen Sicherheit ersetzen. Dies bedeutet eine Strategie für die Weiterentwicklung der Abteilung, Ihrer Aufgaben und den Platz den darin die bestehenden Mitarbeiter erhalten aufweisen zu können.

Tipp: „Haben Sie offene Türen“ sonst bekommen Sie die Gespräche auf den Fluren nicht mit… Soll heißen, Sie müssen das Gespräch mit den Mitarbeitern suchen. Unsicherheit und Ängste sorgen dafür, dass sich die Mitarbeiter in sich zurückziehen und nach neuen „Möglichkeiten“ suchen. Daher benötigen Sie einerseits klare Ansagen, wo es hingehen soll und dass Sie dazu gehören, andererseits sollten Sie mit Ihnen auch offen über Missstände reden und ermutigen auch selbst zur Verbesserung beizutragen.

So hilft Ihnen der Informationssicherheitsbeauftragte: An dieser Stelle sollte der ISB schon die nötigen Schritte einleiten, damit das Unternehmen auf die nächste Phase vorbereitet ist. Zudem gilt es Schadensbegrenzung zu betreiben, in dem Know-How gebündelt und rechtzeitig zusammengefasst wird, damit das Unternehmen weiter handlungsfähig bleibt. Insbesondere „Wissensinseln“ sind bevor Mitarbeiter das Unternehmen verlassen abzubauen. Genauso sind insbesondere auf die Mitnahme von Informationen und Fraud-Versuche in solchen Phasen zu achten und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

5. Prozesse optimieren: Zu viele Aufgaben und weniger Zeit – Das ist die Herausforderung, die Eintritt sobald die Mitarbeitergespräche geführt sind und die Bestandsaufnahme der Aufgaben und Tätigkeiten gemacht ist. Hier sollte man, insbesondere wenn man in der Vergangenheit noch wenig in Prozessoptimierungen investiert hat, den Berater ins Haus holen. Wieso ist dies sinnvoll? Längst nicht jede Aufgabe war essentiell, effektiv oder wertschöpfend für das Unternehmen. In großen Unternehmen häufen sich mit der Zeit „Selbstverwaltungstätigkeiten“ an, die oft auch nicht mehr durch die Führungskräfte selbst erkannt werden. Wer nachhaltig sein Unternehmen voran bringen möchte, hat nun die Gelegenheit Effektivität und Effizienz zu überprüfen und anzupassen. Dabei sollte man sich auch nicht durch evtl. Widerstände in der Belegschaft abbringen lassen, denn jetzt gilt es sein Versprechen, seine Vision umzusetzen.

Tipp: Auch in diesem Fall ist die IT ein wichtiger Treiber und sollte nach dem Sie in der Organisation zeitgemäß angesiedelt wurde auch in die Prozessoptimierungen eingebunden werden. Bei vielen wertschöpfenden und wichtigen Aufgaben kann die IT zur Automatisierung oder Erleichterung in Geschäftsprozessen beitragen.

So hilft Ihnen der Informationssicherheitsbeauftragte: Prozessmanagement ist einer der wesentlichen Bestandteile von Managementsystemen. Der ISB kennt die Compliance Anforderungen und weiß wo Sie in Prozessen umgesetzt sein müssen und wo Prozesse ineffektiv oder ineffizient sind. Durch die Nähe zur IT ist außerdem bekannt, welche Systeme zur Verfügung stehen und noch Potential aufweisen. In der Schnittstellenfunktion, die ein ISB inne hat, kann er damit schnell zu Lösungen in der Prozessoptimierung beitragen und neue Wege aufzeigen.

6. Kultur beibehalten: Konnten Sie Etappenziele erreichen? Haben Sie Erfolgsgeschichten? Teilen Sie diese mit den Mitarbeitern. Zeigen Sie, dass es voran geht und dass Sie auf dem Weg sind Ihre Vision zu verwirklichen. Ermutigen Sie immer weiter dazu Verbesserungspotentiale durch die Mitarbeiter identifizieren zu lassen und etablieren Sie einen eigenen Prozess dafür. So schaffen Sie es aus einer „trägen“ Struktur, Mitarbeiter zu motivieren von sich aus Verbesserungen herbei zu führen und eine kontinuierliche Anpassung an ein sich änderndes Umfeld zu ermöglichen.

Tipp: Bauen Sie im Zuge dessen gleiche ein verbessertes Kommunikations- und Prozessmanagement auf. Dabei dürfen auch nicht die Kontrollfunktionen fehlen. Diese sind wichtige Faktoren, damit aus einer einmaligen Verbesserung ein kontinuierlicher Prozess entsteht.

So hilft Ihnen der Informationssicherheitsbeauftragte: In der Regel hat der ISB Strukturen und Prozesse im Rahmen eines Managementsystems bereits geschaffen und vor allem Erfahrung dabei diese effektiv zu nutzen. Bevor Sie wieder anfangen etwas Neues aufzubauen, versuchen Sie bestehende Strukturen mit dem selben Ziel zu nutzen. Häufig werden sonst arbeiten doppelt gemacht, nur wegen einer mangelnden Kommunikation zwischen wichtigen Parteien.