Prozessverbesserung – Verschwendung identifizieren

Haben Sie Hofnarren angestellt oder wieso sind Ihre Prozesse aus dem Mittelalter? Den Unternehmen im deutschen Mittelstand ist die Notwendigkeit von Änderungen im Zusammenhang der prominenten Themen COVID-19 und Digitalisierung weitgehend bekannt. Trotzdem halten einige an bestehenden Strukturen fest. Wir möchten dieses überlebenswichtige Thema diskutieren und erste Tipps geben.

Für viele Unternehmen ist wieder etwas Ruhe in den Arbeitsalltag eingekehrt. Die boomende Stressphase wurde durch Kurzarbeit, Home-Office und flexiblere Arbeitszeiten etwas gedämpft und ermöglicht nun an der eigenen Effektivität und Effizienz zu arbeiten. Viele Unternehmen kamen aufgrund der hohen Nachfragen und Auslastung der letzten Jahre nicht mehr dazu an den internen „Baustellen“ zu feilen. Daher wurde der Wettbewerb auch immer anstrengender.

Um zukünftig einerseits die neu erkannten Risiken durch Corona zu adressieren und andererseits die Auswirkungen, die die Krise auf das Unternehmen hat, zu reduzieren, ist die Zeit gekommen Prozesse zu überprüfen und zu optimieren. Während die wertschöpfenden Prozesse häufig immer weiter optimiert wurden, sollte das jetzt auch auf Bereiche ausgeweitet werden, die diese Prozesse unterstützen. So allen voran die IT, die in QM-Systemen, aber auch aufgrund der hohen Auslastung erfahrungsgemäß zu wenig in solche Prozessoptimierungen eingebunden ist. Wir haben einige Schritte zusammengestellt, mit denen Sie Verschwendung und Abweichungen in Prozessen aufdecken und behandeln:

1. Prozess aufnehmen

Der erste Schritt ist immer die Aufnahme des Prozesses. Fangen Sie bei den Kernprozessen Ihrer IT-Abteilung an.  Starten Sie bei dem Ereignis, dass mehrere Handlungsschritte auslöst und beschreiben Sie diese. Nehmen Sie auch auf, in welchem System Sie Handlungen durchführen und wo Schnittstellen zwischen Systemen, Abteilungen, Personen oder Medien sind. Der letzte Schritt ist das dabei erwartete Ereignis. Überlegen Sie sich auch, anhand von was Sie dieses Ereignis auf Abweichungen überprüfen oder messen können.

2. Prozessschritte

Unnötige Prozessschritte sind auf das Notwendige zu minimieren bis hin zur möglicherweise vollständigen Eliminierung. In der IT-Abteilung sind dies beispielsweise immer wiederkehrende Supportfälle, die durch einen Change beseitigt werden können. Solche Prozessschritte können aber auch das vorherige Einholen von mehreren Genehmigungen sein, bevor man eine Änderung durchführt. Diese Schritte zu identifizieren stellt insbesondere eine Schwierigkeit dar, wenn man schon sehr lange nach diesem Prozess lebt. Häufig hilft es den Prozess einem Standardprozess aus Frameworks oder Normen gegenüberzustellen und alle Abweichungen zu hinterfragen.

3. Varianten

Haben Sie Prozesse, die ein und dasselbe Ziel erreichen sollen, beispielsweise einen Benutzer anzulegen, aber jeder Mitarbeiter hat dafür seinen „eigenen Weg“? Solche Varianten von Prozessen sollten eliminiert werden. Schaffen Sie einen Standardprozess, den Sie entweder technisch oder organisatorisch umsetzen. Bei der Ablösung solcher Varianten, muss immer darauf geachtet werden, dass die Mitarbeiter sich auch an den neuen Prozess halten, das bedeutet die Einhaltung der Prozessschritte muss schon im Design nachvollziehbar sein und dann auch kontrolliert werden.

4. Automatisieren wo möglich

Es gibt Aktivitäten, die notwendig sind, auch wenn sie nicht direkt zur „Leistungserbringung“ gehören. Ein Beispiel dafür ist die IT-Dokumentation oder Projektplanungen. Diese sind notwendig, damit Sie dauerhaft agieren können und auch in Zukunft Fehler oder Abweichungen bemerken und behandeln können. Viele dieser Schritte können jedoch erleichtert werden. Versionierungssysteme helfen beispielsweise dabei, ein Changelog nachvollziehbar aufzubauen. Workflows helfen Teilschritte zu automatisieren. Tools oder Vorlagen helfen solche Prozessschritte zu standardisieren und sparen dem Ausführenden viel Zeit.

5. Wartezeiten reduzieren

Haben Sie Prozesse in denen Mitarbeiter auf Antworten oder Unterstützung im wahrsten Sinne „warten“? Beispiele dafür sind Meetings, bei denen Mitarbeiter regelmäßig wegen Unpünktlichkeit auf andere warten müssen. Ein anderes Beispiel ist Monitoring: Statt dass der Mitarbeiter automatisiert Benachrichtigungen erhält muss er regelmäßig in das Monitoring-Tool schauen. Solche Wartezeiten sollten entweder eliminiert oder anderweitig  mit Aufgaben gefüllt werden.

6. Umfeld Betrachten – Synergien schaffen

Gibt es Aufgaben, die Sie erledigen, aber zum Beispiel auch andere Abteilungen genauso machen? Statt dass jede Führungskraft selbst einen Bewerberprozess aufbaut, sollte dies in dem Personalbereich stattfinden. Statt dass jede Abteilung die Dienstleister selbst verwaltet, sollte dies der Einkauf machen. Es gibt unzählige weitere, einfach umsetzbare Beispiele.

7. Qualität

Auch regelmäßige Nachbesserungen gehören im Prozessmanagement zur Verschwendung. Haben Sie immer wieder die selben Fehler oder können manche Prozessschritte immer wiederholen, hilft es oft eine vorgeschaltete Qualitätskontrolle einzubauen. Oder vielleicht brauchen einige Mitarbeiter einfach eine Schulung?

Dürfen wir unterstützen bei Ihren Prozessverbesserungen? Wir helfen Ihnen gerne!