Online Meeting Tools – Jetzt langfristig eine sichere Wahl treffen!

Kurz und knapp: Überprüfen Sie Ihre gewählte Online Meeting Lösung, um langfristig rechtliche Schwierigkeiten zu vermeiden. Sprechen Sie uns gerne auf das Thema an.

Worum geht’s?
In den letzten Wochen galten Bedenken im Bereich Datenschutz und Datensicherheit als „nicht so wichtig“. Vielmehr stand die Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit im Vordergrund. Diese Zeit normalisiert sich nun ein Stück weit, was beispielsweise im Bereich der Online Meeting Tools beobachtet werden kann. Das heißt, die kritischen Stimmen werden lauter. Wir möchten Ihnen deswegen an dieser Stelle empfehlen, sich Ihr gewähltes Tool noch einmal genauer anzuschauen, mit anderen Lösungen zu vergleichen und eventuell Alternativen in Betracht zu ziehen. Hilfreiche Links dazu gibt es weiter unten.

Warum?
Unserer Einschätzung nach wird es nicht lange dauern, bis es im Bereich Online Meeting Tools die ersten rechtlichen Konsequenzen geben wird. Bis jetzt hat man sich dezent zurückgehalten, aber das Feld ist zu groß und zu heikel und die Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben zu offensichtlich, als dass man hier auf Dauer die Füße stillhalten wird. Abmahnungen und Bußgelder drohen.

Was tun?
Bei der Auswahl von Tools (egal welcher Art) gibt es immer zwei Grundregeln:

Europäische Lösungen bevorzugen
Dienste mit den datenschutzfreundlichsten Einstellungen wählen

Da das Angebot riesig und Ihre Zeit knapp ist, bieten wir Ihnen eine Orientierungshilfe über die zu beachtenden Punkte:

Verschlüsselung – Übertragungen sollten grundsätzlich verschlüsselt erfolgen
Geschäftsnutzung – Die geschäftliche Nutzung sollte erlaubt sein (da datenschutzrechtliche Zusicherungen auf Geschäftskunden beschränkt sein können). Unter Umständen bieten auch nur bezahlte Versionen die erforderlichen Datenschutzfunktionen.
Freigaben – Bildschirmübertragung oder Aufzeichnung sollte eine ausdrückliche Zustimmung voraussetzen.
Protokolle und Aufzeichnungen – Gesprächsverläufe und Aufzeichnungen sollten grundsätzlich nach Gesprächsende gelöscht werden.
Profiling – Es sollten keine Verhaltensprofile der Teilnehmer gebildet werden oder diese Funktion sollte abgeschaltet werden können.
Auftragsverarbeitung: Der Anbieter sollte einen entsprechenden Vertrag zur Verfügung stellen, damit sie sich rechtlich absichern können.

Wenn Sie nun diese Orientierungshilfe auf die aktuellen Marktführer anwenden, ergibt sich folgendes Bild:

Roter Bereich (Hier ist langfristig mit Komplikationen zu rechnen, ein AV Vertrag ist hier mindestens Pflicht!)

Zoom
Cisco Webex
Slack
Trelo

Gelber Bereich (Nicht optimal, aber die Hersteller geben sich Mühe)

Skype
MS Teams
Google Hangout

Grüner Bereich (bedenkenlos)

Jitsi (Kann entweder selber gehostet werden oder online Nutzung, vollständig Open Source)
Mattermost (Kann ebenfalls selbst gehostet werden)

Fazit:
Das Thema Online Meetings wird uns mit hoher Wahrscheinlichkeit noch sehr lange begleiten oder vielleicht sogar einen neuen Standard setzen. Es ist also durchaus sinnvoll, sich hier im Vorfeld konform aufzustellen, indem man sich für eine langfristig tragfähige Lösung entscheidet.

Sprechen Sie uns an…

Hilfreiche Links zum Thema:

Quellen:

https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/datenschutzfreundliche-technische-moeglichkeiten-der-kommunikation/
https://www.funkschau.de/office-kommunikation/das-un-sichere-homeoffice.175720.2.html
https://datenschutz-generator.de/dsgvo-video-konferenzen-online-meeting/#Uebersicht_der_Anbieter

Über den Author

Alexander Jägers ist geschäftsführender Gesellschafter der vimopro GmbH und insbesondere in den Fachbereichen IT-Security, -Strategie und -Management tätig. Darüber hinaus ist er in IT-Sicherheitskonzepten für mittelständische Unternehmen involviert und arbeitet an Fachveröffentlichungen im Bereich digitaler Transformation.