Neue Vorschriften zu Arbeitsverträgen

Seit dem 01.08.2022 gilt eine neue Gesetzgebung in Deutschland darüber, was ein Arbeitgeber dokumentieren muss. Dabei legt das schon bisher vorhandene Nachweisgesetz neue Regeln fest und setzt damit die EU-Richtlinie über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen (EU-Richtlinie 2019/1152 – Arbeitsbedingungen-Richtlinie) um.

Viele der Punkte werden Sie vermutlich schon in Ihren Standardarbeitsverträgen umgesetzt haben. Mit der nachfolgenden Auflistung können Sie die neuen Vorgaben kritisch überprüfen und ggf. nachbessern. Insbesondere die Ansprüche auf Fortbildungen waren in bisherigen Arbeitsverträgen bspw. häufig nicht enthalten. Gleichzeitig ist zu beachten, dass Arbeitsverträge oder die unten genannten Vorschriften nun nicht mehr elektronisch bereitgestellt werden dürfen.

Was müssen Arbeitgeber nun beachten? Schon früher mussten bestimmte Vertragsbedingungen schriftlich fixiert werden und an den Arbeitnehmer binnen eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses ausgehändigt werden. Dazu gehörte:

• Name und Anschrift der Vertragsparteien
• Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
• Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
• Arbeitsort
• Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
• Arbeitszeit
• Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
• Kündigungsfristen
• Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind

Was hat sich geändert? Zusätzlich müssen Sie nun auch folgende Punkte schriftlich dokumentieren:

• Bei befristeten Arbeitsverhältnissen: Enddatum oder Dauer des Arbeitsverhältnisses
• Sofern vereinbart, Dauer der Probezeit
• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
• die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen
• bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes:
  a) die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat
  b) die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden
  c) der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und
  d) die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat
• sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
• wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist
• das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden

Die Monatsfrist gilt nun auch nicht mehr für alle Informationen. Die Informationen zu den Vertragsparteien, die Zusammensetzung der Höhe des Entgelts und die Informationen zu den vereinbarten Arbeitszeiten, Ruhepausen und Ruhezeiten, sowie Schichtarbeit muss nun spätestens zum ersten Tag des Arbeitsbeginns dem Arbeitnehmer vorliegen. Die Angaben zum Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses, die Dauer der Probezeit und die Möglichkeit zur Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzung müssen nun spätestens am siebten Kalendertag dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Diese Vertragsinhalte müssen dem Arbeitnehmer in Papierform ausgehändigt werden und unterschrieben werden. Elektronisch darf der Vertrag nicht mehr unterzeichnet oder übergeben werden. Wenn alle oben genannten Punkte im Arbeitsvertrag enthalten sind, entfällt die Pflicht zur weiteren schriftlichen Niederschrift.

Änderungen an den oben genannten Regelungen während des Arbeitsverhältnisses müssen spätestens an dem Tag mitgeteilt werden, an dem sie wirksam werden.

Die Vorschriften sind primär für neue Arbeitsverhältnisse ab dem 01.08.2022 umzusetzen. Auf Verlangen des Arbeitnehmers muss die Niederschrift aber für vorher abgeschlossene Arbeitsverhältnisse ebenfalls innerhalb von sieben Tagen nach Aufforderung ausgehändigt werden.

Wie hängt dieses Thema mit der Informationssicherheit zusammen? Die Verfügbarkeit von Informationen, da wo sie notwendig sind sowie die richtige Form sind ein wichtiges Thema in der Informationssicherheit. Daher beschäftigen wir uns laufend mit Gesetzen und Anforderungen, welche an die wichtigen Informationen des Unternehmens gestellt werden und lassen dies in Informationssicherheitsmanagementsysteme und Maßnahmen einfließen.