E-Mail-Archivierung sorgt für die langfristige Sicherung von E-Mails und E-Mail-Anhängen und ist für Kaufleute, Handelsgesellschaften, eingetragene Genossenschaften sowie juristische Personen in vielen Fällen verpflichtend. Wir erklären Ihnen, ob und in welchen Bereichen die Archivierung für Ihr Unternehmen vorgeschrieben ist und wie Sie daraus technische und wirtschaftliche Vorteile generieren.

Nach den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ muss eine Kopie aller „Handelsbriefe“ zurückbehalten bzw. sicher aufbewahrt werden. Dazu gehört insbesondere jegliche nach außen gerichtete Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wird, wie beispielsweise Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Mängelrügen, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Des Weiteren ist sämtliche Korrespondenz aufzubewahren, die in steuerrechtlicher Hinsicht von Bedeutung ist. E-Mail-Anhänge müssen ebenfalls gesichert werden, falls die eigentliche Mail ohne die Anlagen unverständlich oder unvollständig sein sollte.

In der Praxis ist es kaum möglich E-Mails in die Kategorien „archivierungspflichtig“ und „nicht archivierungspflichtig“ einzuordnen. Dies wäre mit einem enormen Aufwand verbunden. Es wird daher meist vorgezogen, alle E-Mails zu archivieren, wobei Ausnahmen festgelegt werden können. Wichtig ist, gegebenenfalls IT-Richtlinien zu definieren, um die dauerhafte Speicherung privater E-Mails zu vermeiden.

Wie lange E-Mails archiviert werden müssen, kann nicht pauschal beantwortet werden, da dies vom jeweiligen Inhalt abhängig ist. Generell kann von einer vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit zwischen sechs und zehn Jahren ausgegangen werden.

Für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrungszeit von E-Mails ist die Geschäftsleitung verantwortlich. Kommt diese ihren Pflichten nicht nach, können steuerliche Konsequenzen (z.B. Steuerschätzungen), Schadensersatzansprüche oder verwaltungsrechtliche Konsequenzen (z.B. Gewerbeuntersagung) drohen.

In Deutschland können beispielsweise Verträge per E-Mail geschlossen werden. Daher darf bei gerichtlichen Auseinandersetzungen auf archivierte E-Mails zurückgegriffen werden. Aus Gründen der Beweisführung ist eine E-Mail-Archivierung also auch empfehlenswert, wenn sie nicht zwingend vorgeschrieben ist. Ähnliche Vorteile bietet die Archivierung im Bereich der Forensik, also der methodischen Analyse von Vorfällen in der IT-Sicherheit. Besonders wenn Angreifer über Phishingmails erfolgreich sind, werden diese E-Mails häufig nachträglich von den betroffenen Mitarbeitern gelöscht. Ist eine professionelle E-Mail-Sicherung im Einsatz, kann meist exakt festgestellt werden, welche Aktionen stattgefunden haben und wer dafür verantwortlich war.

Außerdem bietet die E-Mail-Archivierung für Unternehmen weitere Vorteile:

  • Versehentlichem Löschen von E-Mail-Daten wird vorgebeugt
  • E-Mails können nach Archivierung gelöscht werden, was Speicherplatz auf E-Mail-Server einspart
  • Archivierte E-Mails nehmen nur einen Bruchteil des Speicherplatzes von ursprünglichen E-Mails ein
  • Backup- und Restorezeiten werden durch die reduzierte Speichergröße deutlich verkürzt
  • Die Produktivität wird durch schnelle Volltextsuche innerhalb der archivierten E-Mails gesteigert

Lassen Sie sich von uns zu diesem wichtigen Thema beraten, um sich rechtlich abzusichern und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.