Trotz der Hysterie schätzt das Robert-Koch-Institut (RKI) die Gefahr durch das Corona-Virus (SARS-CoV-2) für die Gesundheit der deutschen Bevölkerung aktuell „als mäßig“ ein. Die Gefährdung kann allerdings laut RKI von Region zu Region und in „besonders betroffenen Gebieten“ stark variieren. Damit die Wirtschaft nicht zum Erliegen kommt, werden Home Office Konzepte bei vielen Unternehmen von heute auf morgen umgesetzt. Doch was genau muss beachtet werden? Wir geben nützliche und kompakte Tipps.

  • Entscheidung fällen: Es existiert kein grundsätzlich gesetzlicher Anspruch auf Arbeit im Home-Office. Sofern das Unternehmen bisher keine Arbeiten von zu Hause gestattet hat, keine entsprechende Betriebsvereinbarung und Regelung im Arbeitsvertrag vorhanden sind, haben alle Arbeitnehmer Anwesenheitspflicht. Das gilt, sofern keine vom Gesundheitsministerium initiierten Maßnahmen umgesetzt werden, auch in Zeiten des Coronavirus. Entscheiden Sie also zunächst wie Sie handeln wollen. Eine Entscheidungsgrundlage kann die Kritikalität der Mitarbeiter für das Unternehmen sein. Je verantwortungsvoller die Position und je umfangreicher die Aufgaben, desto eher sollte die Person getrennt von anderen Mitarbeitern arbeiten können. Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, ob beispielsweise Aufgaben im Bereich Notfallmanagement an dieser Person angesiedelt sind, die zwingend erfüllt werden müssen. Unternehmensbereiche, die pausiert werden können und nicht in direktem Zusammenhang mit der Wertschöpfung stehen, können hingegen pausiert und enstprechend ausgegliedert werden.
  • Systeme schaffen: Alle Arbeitsmittel werden in der Regel auch zu Hause vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. Wenn Daten plötzlich nicht mehr nur auf dem lokalen Server gespeichert werden, sondern möglicherweise auch auf lokalen Systemen bei Mitarbeitern zu Hause, ändert sich der Anspruch an die dezentrale IT-Sicherheit sofort. Unternehmen sind besser beraten alle Systeme zur Arbeit zu stellen und zentral über vorhandene Management Tools zu verwalten. Wer in einer Ausnahmesituation vom Home Office aus arbeitet, darf Aufwände für berufliche Telefonate, Druckkosten und ähnliches über den Arbeitgeber abrechnen. Darüber hinaus sind weitere Fragen zu klären, ob und wie Notebook, Eingabegeräte und Zubehör gestellt wird. Oder welche Internetverbindung ist vorhanden und wie viele Personen können gleichzeitig darüber arbeiten? Sind ausreichend Zugriffs- wie z.B. VPN-Lizenzen vorhanden und wissen die Mitarbeiter wie der Zugriff erfolgt? Da beispielsweise interne Systeme nicht bedingungslos nach außen geöffnet werden oder nur stark beschränkt genutzt werden sollten. Bereits jetzt haben einige Cyberkriminelle gleichartige Schwachstellen ausgenutzt und Viren auf PCs verteilt.
  • Tools nutzen: Programme wie Slack, Starleaf oder Zoom, die bei der remote Arbeit helfen, gibt es wie Sand am Meer. Viele von ihnen lassen sich als Service individuell und schnell buchen und entsprechend auch wieder schnell abbestellen. Online Meetings können eine Vielzahl der Treffen vor Ort ersetzen und von überall aus stattfinden. Auch wenn die Internetverbindung mal eng wird, für das Versenden von Mails oder ein Microsoft Teams-Chat reicht es fast immer. Es sind nicht generell gleich Cloud Dienste notwendig – es gibt ebenfalls viele kostengünstige, vor Ort installierbare Tools, die das Arbeiten von überall aus möglich machen. Teamviewer geht beispielsweise als leuchtendes Beispiel voran und stellt seinen Service kostenfrei während der Corona Krise bereit.
  • Sicherheit prüfen: Das absolute Muss für die dezentrale Arbeit mit Unternehmensdaten sind Sicherheit und Datenschutz. Die Vorschriften der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie IT-Sicherheitsgesetz und der Arbeitssicherheit gelten ausnahmslos im Home-Office genauso wie am Arbeitsplatz. Zu den wichtigsten Standards gehören die Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und im gespeicherten Zustand, ein aktueller Virenschutz, eine richtig konfigurierte Firewall und eine Mehrfach-Authentifikation. Hinzu kommen regelmäßige Software Updates des Betriebssystems und aller anderen installierten Programme. Darüber hinaus eine Kennwort-Authentifizierung gegen unbefugte Nutzung und automatisierte Daten-Backups. Je einheitlicher Sie das regeln, desto geringer ist der Aufwand bei der Umsetzung. Die Maßnahmen zur Sicherung der Informationen sollten immer in Relation zu ihrem Manipulations- und Verlustrisikos stehen.
  • Richtlinien etablieren: Die Klamottenwahl rückt zu Hause in den Hintergrund, allerdings wird die richtige Informationshandhabung um so wichtiger. Da unternehmensfremde Personen unkontrolliert Einsicht in Informationen erhalten können, helfen Richtlinien bei der Umsetzung eines angmessenen Arbeitsumfelds. Gerne orintieren Sie sich an unserer Checkliste Richtlinie für Home Office Arbeit. Diese und weitere Vorlagen für Home Office, IT-Richtlinie, Nutzungsvereinbarung für mobile Endgeräte etc. können Sie über uns anfragen. Entwickeln Sie darüber hinaus beharrlich ein Bewusstsein über mögliche Risiken und konzipieren regulatorische Richtlinien.